秘書資格四級筆記：會議管理會前籌備(2)

　　(二) 主席臺的座次和場內(nèi)座次安排$lesson$

　　1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

　　主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

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　　(1)安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例：

　　1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

　　2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。

　　3)主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

　　4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

　　(2)安排場內(nèi)其他人員的座次

　　1)小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座;反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。

　　2)中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

　?、贆M排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

　?、谪Q排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

　?、圩蠛笈帕蟹?。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯擴(kuò)展排列座位的方法。

　　四、發(fā)布會議信息

　　(一)會議信息的內(nèi)容和類型轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1、會議信息的內(nèi)容

　　會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容;會議的宣傳報道內(nèi)容;會議的決議內(nèi)容。

　　2、會議的類型

　　會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

　　(二)發(fā)布會議信息的工作程序

　　1、傳遞會議通知信息

　　2、分發(fā)傳遞會議文件

　　3、溝通傳遞會議有關(guān)情況

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1、發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報審

　　2、要對媒體進(jìn)行選擇

　　五、安排會議食宿

　　(一)會議餐飲的常識和工作程序

　　1、會議餐飲的常識

　　(1)餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

　　(2)就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

　　(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

　　(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

　　2、安排會議餐飲

　　(1)根據(jù)會議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

　　(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

　　(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點(diǎn)。

　　(4)事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

　　(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

　　(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

　　(7)給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

　　(8)做好飲水、飲料的供應(yīng)。

　　3、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

　　(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

　　(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

　　(5)招待會。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

　　(二)會議住宿的常識和工作程序

　　1、會議住宿的常識

　　(1)要提前編制住房方案。

　　(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

　　(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(4)有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

　　(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

　　(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

　　2、安排會議住宿

　　(1)安排方式的選擇。

　　(2)預(yù)定會議住宿的程序。

　　(3)確定會議住宿的程序。

　　3、會議房間的分配

　　(1)如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

　　(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

　　(5)預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

　　六、邀請會議嘉賓

　　(一)、會議嘉賓的類型和要求

　　1、會議嘉賓的類型

　　(1)組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

　　(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

　　(3)社會名流和電影明星。

　　(4)對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

　　2、嘉賓邀請的要求

　　(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。

　　(2)要發(fā)出正式邀請函。

　　(3)要做到有禮貌。

　　(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

　　(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

　　(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

　　(二)邀請會議嘉賓的工作程序

　　(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

　　(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

　　(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。

　　(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

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