秘書資格四級筆記：會議管理會前籌備(3)

　　七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品$lesson$

　　(一)會議資料的類型和準(zhǔn)備

　　1、會議資料的類型

　　(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

　　(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

　　2、會議資料的準(zhǔn)備

　　(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

　　(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

　　(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

　　(二)會議用品的類型和準(zhǔn)備

　　1、會議用品的類型

　　(1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

　　1)會議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

　　2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

　　2、準(zhǔn)備會議用品

　　(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。

　　(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

　　(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

　　(5)在每人座位前擺放紙筆。

　　(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

　　(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

　　(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

　　八、安排會議禮儀服務(wù)

　　(一)會議禮儀的種類

　　1、會議的通用禮儀

　　(1)會議文書禮儀。

　　(2)迎送禮儀。

　　(3)參會禮儀。

　　(4)服務(wù)禮儀。

　　2、主持人的禮儀

　　3、會議發(fā)言者禮儀

　　4、會議參加者禮儀

　　(二)安排會議禮儀服務(wù)的工作程序

　　1、選擇會議禮儀服務(wù)人員

　　(1)從組織內(nèi)部員工中選擇。

　　(2)聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議主要的禮儀服務(wù)。

　　2、分解工作程序

　　3、培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

　　(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

　　(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。

　　(3)對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

　　4、準(zhǔn)備服裝用具

　　(1)禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。

　　(2)迎接一般的與會者不需要獻(xiàn)花。

　　5、禮儀執(zhí)行

　　(1)接待禮儀及程序。

　　(2)引領(lǐng)。

　　(3)乘車的座次安排。

　　九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常

　　(一)會議常用視聽設(shè)備的選用

　　音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

　　常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

　　對于會議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。

　　(二)檢查會議常用視聽設(shè)備的工作程序

　　1、確定工作人員的職責(zé)。

　　2、預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備。

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