2012年秘書(shū)資格證之案例分析題示例(1)

　　錄像

　　人物：

　　高葉 總經(jīng)理助理

　　王民 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理

　　譚平 總經(jīng)理辦公室文員

　　劉建 設(shè)備采購(gòu)部經(jīng)理

　　孫悅 設(shè)備采購(gòu)員

　　陳宏 財(cái)務(wù)總監(jiān)

　　物品：

　　采購(gòu)方案、領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)單、政府采購(gòu)任務(wù)書(shū)、會(huì)議室一間、來(lái)訪者登記卡樣板、布告板一個(gè)、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊(cè)若干、小型會(huì)議條幅(公司辦公設(shè)備和家具采購(gòu)方案協(xié)調(diào)會(huì))

　　情景一(公司會(huì)議室)

　　(高葉主持一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，后面掛著會(huì)標(biāo)，到會(huì)者有譚、劉、孫、陳、蘇)

　　高：今天我們來(lái)開(kāi)一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，兩天前王總給我下達(dá)了一個(gè)任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購(gòu)的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫(xiě)出采購(gòu)方案，做出采購(gòu)預(yù)算。事先我已請(qǐng)行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見(jiàn)，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。我先提醒大家?guī)�點(diǎn)，我們需要采購(gòu)的物品要充分考慮實(shí)際的需求和與原來(lái)設(shè)備的匹配，同時(shí)要考慮到公司財(cái)務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問(wèn)題。誰(shuí)先談?wù)?

　　蘇：公司要對(duì)接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來(lái)訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來(lái)訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報(bào)刊架。

　　高：非常好，請(qǐng)你們將需要訂購(gòu)的物品寫(xiě)成書(shū)面報(bào)告提交上來(lái)，為制定整體的采購(gòu)計(jì)劃提供資料。

　　孫：我們?cè)谥贫ú少?gòu)預(yù)算之前需要對(duì)多家供貨商進(jìn)行比較，要充分比較設(shè)備的性能、價(jià)格、付費(fèi)方式。

　　高：還要考慮交貨時(shí)間和有關(guān)售后服務(wù)問(wèn)題。公司考慮將公司的采購(gòu)項(xiàng)目參與到由市政府采購(gòu)中心主持的公開(kāi)采購(gòu)的活動(dòng)中去。

　　蘇：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購(gòu)中心的任務(wù)書(shū)上報(bào)給了總理經(jīng)辦公室。

　　高：我看了，但是中間還有一些問(wèn)題，比如你沒(méi)有寫(xiě)清招標(biāo)文件發(fā)售的具體時(shí)間和地點(diǎn)，詢標(biāo)的具體時(shí)間與地點(diǎn)。

　　蘇：是嗎，那可能是鐘秘書(shū)他們疏忽了。我讓他們重做一份盡快報(bào)總經(jīng)理辦公室。

　　高：請(qǐng)你們同時(shí)將政府采購(gòu)的招、投標(biāo)程序?qū)懗鲆环輬?bào)給我。

　　陳：關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)事先一定要做出詳細(xì)的預(yù)算，公司最近流動(dòng)資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該立求簡(jiǎn)潔、實(shí)用，有些一時(shí)達(dá)不到的功能不必強(qiáng)求。

　　蘇：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時(shí)代，要不還有什么意義。

　　陳：我的意思是說(shuō)，要簡(jiǎn)潔務(wù)實(shí)，像你們說(shuō)的什么展式架、錄像探頭有必要嗎?

　　蘇：怎么沒(méi)有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。

　　陳：反正花的不是你自己的錢，沒(méi)人知道心疼。

　　高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個(gè)人的利益，所以簡(jiǎn)樸務(wù)實(shí)和與時(shí)俱進(jìn)都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過(guò)一段再買，等我們預(yù)算出來(lái)大家可以再協(xié)商討論。下面大家議一議財(cái)務(wù)預(yù)算的具體細(xì)節(jié)。(淡出)

　　情景二(在公司的倉(cāng)庫(kù)房，高正在帶著采購(gòu)人員對(duì)所購(gòu)的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗(yàn)貨)

　　高：小孫，你那邊檢查的進(jìn)貨的型號(hào)、數(shù)量、規(guī)格都沒(méi)有什么問(wèn)題吧?

　　孫：沒(méi)問(wèn)題，我逐一清點(diǎn)，而且開(kāi)包抽查了幾個(gè)箱子，質(zhì)量還不錯(cuò)。

　　高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財(cái)務(wù)，把這個(gè)后續(xù)的貸款支票開(kāi)出來(lái)交給廠家。

　　情景三(高葉辦公室，電話鈴響)

　　高：喂，你好，我是高葉。陳總監(jiān)嗎?你說(shuō)前兩天采購(gòu)的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問(wèn)題。哪出問(wèn)題了?是貨物的單價(jià)和原來(lái)的不一樣，我審的時(shí)候沒(méi)太注意。那怎么辦呀?好吧，我讓采購(gòu)部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。

　　(重新拿起電話給鐘秘書(shū)打電話)

　　高：鐘秘書(shū)，請(qǐng)你幫我找出前幾天設(shè)備購(gòu)買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過(guò)來(lái)。什么?你沒(méi)有將這些東西復(fù)印，我沒(méi)告訴你?難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎?連這么點(diǎn)基本常識(shí)都沒(méi)有還做什么秘書(shū)?(扔下電話淡出)

　　參考答案：

　　1、能夠主持好協(xié)調(diào)會(huì)，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)展意見(jiàn)。對(duì)

　　2、在商討重要會(huì)議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會(huì)議議題廣泛收集意見(jiàn)，做好會(huì)前的相關(guān)準(zhǔn)備。對(duì)

　　3、在會(huì)議組織中，能夠引導(dǎo)會(huì)議，先提出上些建設(shè)性的意見(jiàn)，供大家參考。對(duì)

　　4、對(duì)于下屬提供的有用信息注意及時(shí)的確認(rèn)和形成書(shū)面文字。對(duì)

　　5、知道在辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算中考慮交貨的時(shí)間和售后服務(wù)有關(guān)的細(xì)節(jié)問(wèn)題。對(duì)

　　6、能夠檢查出政府采購(gòu)的招標(biāo)文書(shū)中所存在的問(wèn)題(如沒(méi)有寫(xiě)清招標(biāo)文件的發(fā)售時(shí)間和地點(diǎn)、詢標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn))。對(duì)

　　7、能夠在開(kāi)展參與政府采購(gòu)項(xiàng)目之前，主動(dòng)了解政府采購(gòu)招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。對(duì)

　　8、在與會(huì)人員發(fā)生矛盾沖突時(shí)，能夠限制影響會(huì)議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團(tuán)隊(duì)成員的交流，盡可能的有效和諧。對(duì)

　　9、在會(huì)議主持中以問(wèn)題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會(huì)者形成討論的結(jié)論。對(duì)

　　10、在辦公設(shè)備和用品進(jìn)貨時(shí)，能夠帶領(lǐng)下屬認(rèn)真核查數(shù)量，但未能認(rèn)真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯(cuò)誤。錯(cuò)

　　11、沒(méi)有事先提醒下屬將設(shè)備采購(gòu)的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。錯(cuò)

　　12、在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問(wèn)題時(shí)，不能耐心地指導(dǎo)下屬，態(tài)度比較簡(jiǎn)單粗暴。錯(cuò)