秘書四級工作實務(wù)題考點：事務(wù)管理(1)

　　1、制定接待工作計劃的程序$lesson$

　　主要內(nèi)容有：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、工作人員等

　　(1)了解掌握來訪者的來訪目的、基本情況

　　(2)草擬接待計劃

　　(3)與本單位相關(guān)部門溝通情況轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(4)與來訪者溝通情況

　　(5)報請上司審批

　　2、安排來訪的工作程序

　　(1)迎接辦法：主陪人在賓館等候，派下屬去車站或機場迎接;為表示對來訪者的重視，主陪人親自到機場或車站迎接。

　　(2)送別辦法：來訪者如果上午離開，就在前一天晚上話別;來訪者如果下午或晚上離開，就在當(dāng)天上午話別。時間控制在半小時內(nèi)為好，禮物也在此時送出，并告訴客人送行的人員、車輛及時間方面的安排。

　　3、安排參觀工作程序

　　(1)初步確定活動的內(nèi)容

　　(2)征求對方的意見

　　(3)修改、確定方案

　　(4)實施方案：人員安排、參觀地點檢查、提前預(yù)訂門票、人數(shù)若多，可外包給旅行社。

　　4、辦公室隱患

　　(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患

　　(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音，通道方面的隱患

　　(3)辦公家具方面的隱患

　　(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患

　　(7)火災(zāi)或消防中的隱患

　　5、健康、安全辦公環(huán)境的要求轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)辦公區(qū)建筑必須堅固安全，室內(nèi)有基本裝修

　　(2)光線應(yīng)充足

　　(3)溫度要適宜

　　(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)

　　(5)辦公室空間及座位空間要適當(dāng)

　　(6)辦公室噪音要低

　　(7)辦公家具、設(shè)備及用品都要滿足工作需要并符合健康、安全的要求

　　(8)辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求

　　(9)辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置

　　(10)辦公室提供飲水并符合健康、安全的要求

　　(11)辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包并定期更換

　　(12)建立相應(yīng)的規(guī)章和制度

　　(13)室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識和適當(dāng)?shù)木G色植物

　　6、印章的刻制

　　印章管理工作的一個首要環(huán)節(jié)

　　(1)得到上一級主管單位的正式公文

　　(2)由印章制發(fā)單位開具公函，附上章樣到公安部門辦理登記手續(xù)

　　(3)由公安部門指定專門的刻字單位承擔(dān)印章的刻制任務(wù)

　　(4)印章刻制完畢，原刻字單位一律不得留存章樣

　　7、印章的啟用程序

　　(1)為安全起見，取公章應(yīng)實行雙人同行制。

　　(2)取回公章后，立即交辦辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗，指定專人保管。

　　(3)啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門，并向有關(guān)單位發(fā)啟用印章通知文，以便告知。

　　8、印章管理的注意事項

　　(1)經(jīng)理名章具有法定的權(quán)威性和代表性，要控制使用、加強管理

　　(2)因機構(gòu)變動、名稱改變或公章?lián)p壞需啟用新公章而停止用舊公章時，新公章啟用后舊公章應(yīng)交由制發(fā)機關(guān)封存或銷毀;也可經(jīng)上級部門批準(zhǔn)后自行銷毀

　　9、介紹信使用的注意事項

　　(1)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)

　　(2)介紹信的內(nèi)容要明確具體

　　(3)要填寫有效時間

　　(4)管理人員對開出的介紹信負(fù)責(zé)，檢查無誤后用印，還要蓋騎縫章

　　(5)一份介紹信只能用于一個單位

　　(6)持信人不能將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用

　　(7)存根內(nèi)容要同正文內(nèi)容相符

　　(8)書寫要工整，字跡要清楚，不得隨意涂改

　　(9)要用藍色或黑色毛筆、鋼筆填寫

　　(10)用印要謹(jǐn)慎

　　10、值班工作規(guī)范

　　(1)堅守值班崗位

　　(2)認(rèn)真處理事務(wù)

　　(3)做好值班記錄

　　(4)熱情接待來訪者

　　(5)加強安全保衛(wèi)

　　11、值班實務(wù)處理的方法

　　(1)對電話或來人商洽的簡單事項直接處理

　　(2)把應(yīng)由有關(guān)部門處理的事項轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理

　　(3)對電話或來人商洽的重要事項請示上司后處理

　　12、值班實務(wù)處理的技巧

　　(1)問明情況，做好記錄

　　(2)重要情況，及時報告

　　(3)謹(jǐn)防假冒，避免失誤

　　13、商務(wù)費用的報銷步驟

　　(1)申請人填寫費用申請表并簽字

　　(2)交相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字批準(zhǔn)

　　(3)商務(wù)工作中要向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票

　　(4)商務(wù)工作結(jié)束后將發(fā)票附在出差報銷單后并簽字，再提交出納部門

　　(5)提交財務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或支票借款或先由申請人墊付

　　14、安排上司差旅事務(wù)的程序

　　(1)制定商務(wù)旅行計劃

　　(2)制作旅程表

　　(3)準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱

　　(4)辦理出國手續(xù)

　　(5)落實上司出行前的工作

　　15、辦理上司交辦事項應(yīng)注意的問題

　　(1)要態(tài)度和藹，協(xié)商解決

　　(2)要堅持原則，按章辦事

　　(3)要一視同仁，不分親疏

?2012年秘書資格考試網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)招生簡章

?環(huán)球網(wǎng)校隆重推出秘書資格網(wǎng)上輔導(dǎo) 五折特惠！

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格考試論壇