秘書資格三級(jí)考試考前精品復(fù)習(xí)資料：會(huì)議管理

　　主講內(nèi)容：會(huì)議管理(一)

　　本章提示：本章主要闡述了三級(jí)秘書應(yīng)掌握的會(huì)務(wù)管理技巧、諸如會(huì)前擬定會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案，檢查、審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通;會(huì)中對(duì)會(huì)議進(jìn)展，經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理;會(huì)后對(duì)會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)等。

　　第一節(jié) 會(huì)前籌備

　　學(xué)習(xí)目標(biāo)：通過對(duì)本章的學(xué)習(xí)，三級(jí)秘書需要了解各種會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會(huì)務(wù)籌備情況檢查方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的基本能力。

　　一、會(huì)議籌備方案的擬訂

　　(一) 相關(guān)知識(shí)轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1. 會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

　　(1) 確定會(huì)議的主題與議題

　　會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、要達(dá)到的目的。

　　(4) 確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

　　會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長短

　　會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全

　　(5)確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具

　　(6)確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作

　　(7)確定會(huì)議代表的組成

　　(8)確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

　　(9)確定會(huì)議住宿和餐飲安排

　　(10)確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工

　　例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的()

　　A.分工協(xié)作

　　B.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

　　C.統(tǒng)一匯報(bào)

　　D.綜合檢查

　　答案：ABD會(huì)議籌備方案的作用

　　(1) 確保會(huì)議的周密組織

　　(2) 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

　　(3) 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。電話會(huì)議及視頻會(huì)議

　　(1) 電話會(huì)議

　　電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。

　　1) 電話會(huì)議的交流的特點(diǎn)

　　A. 電話會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。

　　B. 電話會(huì)議缺少身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

　　C. 為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。

　　D. 電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

　　2) 電話會(huì)議信息工作的要求

　　A. 準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息

　　B. 認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料

　　C. 合理安排會(huì)場信息傳輸設(shè)備

　　D. 按時(shí)接通電話

　　E. 互相通報(bào)出席情況。

　　F. 做好會(huì)議記錄。(用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息)

　　(2) 視頻會(huì)議

　　視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定

　　1) 視頻會(huì)議的特點(diǎn)(視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議)

　　A. 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞

　　B. 打破了空間的限制

　　C. 節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。

　　D. 交流效果較好

　　E. 視頻會(huì)議局限，準(zhǔn)備時(shí)間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

　　2) 視頻會(huì)議信息工作的要求

　　A. 發(fā)出開會(huì)信息

　　B. 分發(fā)文件信息資料

　　C. 布置會(huì)場

　　D. 設(shè)置與檢查會(huì)場信息傳輸設(shè)備

　　E. 做好會(huì)議信息準(zhǔn)備

　　F. 采用先集中后分散的形式。

　　G. 匯總情況信息遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)

　　(1) 遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點(diǎn)。

　　(2) 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開會(huì)內(nèi)容告知電信公司。

　　(3) 會(huì)議材料‘程序必須盡量寄給與會(huì)人員

　　(4) 要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備

　　例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。 ()現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記錄方式不復(fù)存在。()遠(yuǎn)程會(huì)議實(shí)現(xiàn)了()進(jìn)行會(huì)議的交流和溝通。

　　A.異時(shí)

　　B.異種

　　C.異地

　　D.異向

　　E.異常

　　答案：AC

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