2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（12）

　　第4部分 秘書機(jī)構(gòu)的職能與工作要求

　　一、秘書工作機(jī)構(gòu)的定位和設(shè)置原則

　　v 秘書工作機(jī)構(gòu)是行政組織內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)與參贊性機(jī)構(gòu)。

　　v 秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

　?、倬?/P>

　　②縱向?qū)哟伪M量少

　?、蹤M向幅度適當(dāng)大

　　問題：為什么要遵循以上原則設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)?

　　理由一：從組織機(jī)構(gòu)的模式看

　　理由二：秘書機(jī)構(gòu)的工作特點(diǎn)看：輔助性、服務(wù)性、機(jī)密性、綜合性。具體而言：工作涉及面廣 、頭緒多、事務(wù)繁雜，但常規(guī)性事項(xiàng)多，直接溝通服務(wù)多，講究工作效率。

　　二、秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式

　　v 典型的秘書機(jī)構(gòu)辦公廳(室)

　　辦公室，有多種不同的含義：

　　n 1.廣義的：泛指管理人員和文職人員的日常辦公場所。區(qū)別于教室、車間等。工作特點(diǎn)主要是腦力勞動(dòng)和室內(nèi)操作。

　　n 2.狹義的：指某一類專業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。譬如：教師辦公室、院長辦公室等。

　　n 3. 專指的：從事某種專門事務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。如國務(wù)院中國臺灣事務(wù)辦公室，上海市浦東新區(qū)征兵辦公室。

　　n 4.特指的：政府機(jī)構(gòu)或企事業(yè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)。級別高的稱辦公廳，中級的或基層的稱辦公室。

　　v 秘書機(jī)構(gòu)的組織形式

　　○綜理制：不采用分部門辦公形式，只由辦公廳(室)統(tǒng)一指揮分派人員辦理機(jī)關(guān)的一切秘書事務(wù)，其下不再分設(shè)其他秘書部門。適合工作量不大的機(jī)關(guān)單位。

　　○分理制：采用分部門辦公形式，辦公廳(室)作為整個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)分秘書部門的協(xié)調(diào)指揮機(jī)構(gòu)，下設(shè)許多分部門分別處理各項(xiàng)專門的秘書事務(wù)。適合工作量大的高層機(jī)構(gòu)。

　　三、秘書機(jī)構(gòu)的地位

　　v 辦公室“重要的樞紐”

　　(1)任何機(jī)關(guān)單位為了開展工作，都要辦文、辦事和辦會，這些都需要綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)――辦公室來承擔(dān);

　　(2)任何機(jī)關(guān)單位為了完成各種任務(wù)，都要設(shè)置各種不同的職能部門，分管各類專項(xiàng)業(yè)務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間、本單位與外單位之間溝通聯(lián)系，信息反饋等等，需要綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)――辦公室來承擔(dān)。

　　所以說，秘書機(jī)構(gòu)――辦公室處在上下、左右、內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)的樞紐位置，它是機(jī)關(guān)中除領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)外，唯一了解全局情況的機(jī)構(gòu)。是上接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，下達(dá)機(jī)構(gòu)各部門和“神經(jīng)和血管”。

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