2013年秘書(shū)資格考試秘書(shū)學(xué)復(fù)習(xí)（19）

　　5. 現(xiàn)代通訊

　　5.1 傳真

　　• 收發(fā)傳真是秘書(shū)辦公室通信業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

　　• 傳真機(jī)集電話、掃描、記錄等功能為一體，既可以當(dāng)電話機(jī)使用，更有著自動(dòng)收發(fā)各種文字文件和圖片文件(包括簽名、印章等)的功能，其運(yùn)用也越來(lái)越廣泛。

　　• 傳真機(jī)的主要功能:

　?、僮詣?dòng)接收 ②定時(shí)傳送 ③存儲(chǔ)復(fù)印

　?、芊糯罂s小 ⑤自動(dòng)轉(zhuǎn)移 ⑥通信管理

　　5.1.1 發(fā)出傳真

　　(1)擬寫(xiě)文稿。

　　• 除有原來(lái)規(guī)定格式的文件，如發(fā)票、照片、公文等外，發(fā)出傳真一般需臨時(shí)擬寫(xiě)傳真文稿，因此,傳真業(yè)務(wù)較多時(shí)，可制作專門(mén)的傳真文件表，使用時(shí)只填上相關(guān)內(nèi)容即可。

　　• 書(shū)寫(xiě)傳真內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，用深色墨水,字跡清楚端正，如果需打印，字號(hào)不要小于4號(hào)。

　　(2)登記。

　　• 秘書(shū)可制作專門(mén)的傳真收發(fā)登記本進(jìn)行登記，以便日后查看。

　　(3)歸檔。

　　• 重要的文件，應(yīng)加編號(hào)并分類妥善保存，于年底立卷歸檔。

　　5.1.2 接收傳真

　　(1)登記。

　　• 傳真接收和發(fā)送一樣，要建立登記制度

　　• 接收傳真有人工和自動(dòng)兩種方法，秘書(shū)可根據(jù)辦公條件采用相應(yīng)的方法并熟悉相關(guān)設(shè)備和方法的操作。

　　(2)處理

　　• 秘書(shū)收到傳真后，屬于自己職責(zé)范圍之內(nèi)的應(yīng)盡快處理(按郵件接收處理辦法);

　　• 他人傳真，應(yīng)盡快通知收件人，并請(qǐng)領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)簽字.

　　5.1.3 在辦公室使用傳真機(jī)的禮儀

　　5.1.4使用傳真機(jī)的注意事項(xiàng)：

　　*傳真有自動(dòng)接收功能，秘書(shū)要注意保密，秘書(shū)不在或者有外人時(shí)，應(yīng)自動(dòng)接受。

　　*傳真容易失密，不適宜存檔備用。

　　*傳真不宜用于傳送禮儀文書(shū)。

　　5.2 收發(fā)E-Mail

　　5.2.1 收發(fā)E-Mail注意事項(xiàng)

　　• 認(rèn)真填寫(xiě)地址。

　　• 重要郵件要及時(shí)備份。

　　• 重要、保密信件謹(jǐn)慎使用免費(fèi)電子信箱發(fā)送。

　　• 不明郵件不要輕易打開(kāi)。

　　• 注意禮貌和書(shū)寫(xiě)規(guī)范,措詞嚴(yán)謹(jǐn)?shù)卯?dāng)。

　　• 發(fā)出的郵件如需追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，假如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說(shuō)明。

　　• 需要領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出來(lái)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá).

　　5.2.2 讓收發(fā)E-Mail的工作更有序

　　• 將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，然后根據(jù)郵件類型或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。

　　• 分類如下：

　　(1)需要領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的文件，下設(shè):

　　#根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件類;

　　#督促、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜類.

　　(2)由秘書(shū)來(lái)代為處理的的文件，下設(shè)：

　　#轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人類;

　　#由秘書(shū)本人直接回復(fù)類。

　　• 以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)郵件應(yīng)注意語(yǔ)氣，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出。

　　• 以秘書(shū)名義回復(fù)郵件則要說(shuō)明該郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。

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