2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（18）

　　三、收發(fā)郵件

　　1. 郵件收進(jìn)的程序和要求

　?、俜诸悾喊脆]件性質(zhì)及輕重緩急的處理要求

　?、诓鸱猓翰豢刹鹱⒚鳌坝H啟”及私人的信件，若誤拆須注明“誤拆”,并簽名。保留信封。

　　③登記：登記項(xiàng)目包括:編號(hào)、郵件種類、收到日期、發(fā)出日期及單位、收閱人或單位、處理辦法、辦理日期

　?、芊炙停毫⒓闯仕蜕纤居H收件;及時(shí)送交部門函件;按程序分送多人閱辦郵件。

　　⑤閱辦：閱看、歸納、摘要、裝訂、分送

　　2. 郵件發(fā)出的程序

　?、賰?nèi)容校核

　　②封皮查對(duì)

　　③郵件寄發(fā)

　　3. 郵件收發(fā)的禮儀

　?、僮钸t48小時(shí)內(nèi)回復(fù)郵件;

　　②如果郵件非常重要，應(yīng)同時(shí)電話提示/留言;

　?、凵纤究梢詸z查您的郵件記錄!

　　4. 上司不在時(shí)，秘書如何處理上司的文件或郵件

　　• 把寄給上司的郵件連續(xù)編號(hào)，分開公司信件和外來信件，更加仔細(xì)地做好登記工作;

　　• 盡可能更多、更仔細(xì)地處理一些郵件，做好概要，以便在給上司匯報(bào)中說清楚郵件的主題，或把郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù);

　　• 如果上司習(xí)慣每天給辦公室打電話，可以隨時(shí)向上司匯報(bào);如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他;

　　• 如果你的上司正在度假，并且不讓你轉(zhuǎn)交郵件，你可以先把需要上司親自處理的郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以回復(fù);

　　• 把積壓的郵件分類裝入文件袋，標(biāo)上標(biāo)簽。

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