2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（47）

　　6、 擬訂會(huì)議的議程與日程

　　(1)會(huì)議日程

　　會(huì)議日程是指按日期或單元時(shí)間對(duì)會(huì)議所做的具體安排。還包括會(huì)議聚餐、參觀、考察、娛樂等。

　　(2)會(huì)議議程

　　會(huì)議議程是會(huì)議議題的程序化安排，它將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排、細(xì)化并固定下來。會(huì)議議題順序是議程產(chǎn)生的主要依據(jù)。

　　編制會(huì)議議程表時(shí)，要注意：

　　○了解一般事物習(xí)慣性順序;注意本單位有無對(duì)會(huì)議議程順序的相關(guān)規(guī)定;

　　○將同類議題盡可能集中排列;保密性強(qiáng)的議題要放在后面。

　　○會(huì)議主持人根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況確定;

　　○發(fā)言人根據(jù)議題確定。

　　(3)會(huì)議程序

　　會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。可以讓與會(huì)者了解每次具體的會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容及時(shí)間順序，也是主持人掌握會(huì)議的依據(jù)。

　　7、 制發(fā)會(huì)議通知

　　會(huì)議通知的內(nèi)容

　　會(huì)議名稱。

　　開會(huì)的起止日期和時(shí)間。

　　開會(huì)地點(diǎn)，最好附上乘車路線圖。

　　開會(huì)的議題或會(huì)議的主題。

　　籌備會(huì)議的負(fù)責(zé)人姓名和聯(lián)絡(luò)方式。

　　是否出席會(huì)議的答復(fù)期限。

　　8、 會(huì)議文件和用品的準(zhǔn)備

　　(1)會(huì)議文件

　　○指導(dǎo)性文件，如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件，會(huì)議上所做的開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、主題報(bào)告等。

　　○審議性文件，如工作報(bào)告、述職報(bào)搞、議案，以及決定、決議、議程、日程、主席團(tuán)名單、任免名單等會(huì)議文件的草案。

　　○成果性文件，如決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、 會(huì)談紀(jì)要、合同、協(xié)議書等，其中一部 分是從審議性文件轉(zhuǎn)化而來的。

　　○記錄性文件，如各種會(huì)議、會(huì)談、會(huì)見的記錄。記錄性文件以文字記錄為主，輔以音像記錄。

　　○交流性文件，如事跡報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、學(xué)術(shù)論文、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。

　　○參考說明件文件，如統(tǒng)計(jì)材料、調(diào)查報(bào)告、說明和其他背景性材料。

　　○傳達(dá)宣傳性文件，如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議公報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議消息以及配合會(huì)議宣傳廣告、招貼等。

　　○程序規(guī)范性文件，如議事規(guī)則、會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議保密規(guī)定、選舉辦法、表決程序等。

　　○會(huì)務(wù)管理性文件：如會(huì)議預(yù)案、會(huì)議通知、出席人員名單(包括分組名單)、簽到簿、報(bào)到登記表、作息時(shí)間、文件消退表、會(huì)議總結(jié)等。

　　(2)會(huì)議文件材料的印制和分發(fā)

　　○提前寄發(fā)，需要提交會(huì)議審議的文件討論稿和內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件，應(yīng)在會(huì)議召開前印制完畢并發(fā)到與會(huì)人員手中

　　○報(bào)到時(shí)發(fā)放，將資料提前分裝在會(huì)議資料袋中，在報(bào)到時(shí)發(fā)放。

　　○入場(chǎng)時(shí)發(fā)放，在會(huì)場(chǎng)入口處或簽到處憑會(huì)議入場(chǎng)證或簽到卡發(fā)放。

　　○按座位發(fā)放。即將文件在會(huì)議開始前送到座位上，僅適合于人數(shù)少，每人座位固定的會(huì)議。

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