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全國版會計從業(yè)《電算化》第3章第4節(jié):計算機替代手工賬的基本要求

更新時間:2013-06-14 10:01:13 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 全國版會計從業(yè)《電算化》第3章第4節(jié)計算機替代手工賬的基本要求講義。

  第四節(jié) 計算機替代手工賬的基本要求

  一、替代手工賬的定義

  替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會計數(shù)據(jù)輸入計算機,采用電子計算機設(shè)備和會計軟件對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行處理(計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等),生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上,根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表,即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。

  替代手工賬是會計電算化的目標之一(首要目標)。

  二、替代手工賬的條件

  1.配備了計算機硬件設(shè)備和會計軟件。

  2.進行會計電算化崗位培訓,配備相應的會計電算化工作人員。

  3.建立嚴格的內(nèi)部管理制度。

  三、替代手工賬前的工作

  根據(jù)相關(guān)規(guī)定,計算機與手工會計核算應該并行3個月以上,計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致,軟件運行也安全可靠,還要接受有關(guān)部門的監(jiān)督。

  四、如何替代手工賬

  1.整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

  (1)重新核對各項憑證和賬簿,做到賬證、賬賬、賬實相符。

  (2)整理各賬戶余額。

  (3)清理往來賬戶和銀行賬戶。

  2.建立會計賬戶體系并確定編碼。

  編碼時,一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下,會計科目編碼采用科目全編碼方案;即:本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。

  原則:

  (1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。

  (2)滿足本單位會計核算與管理的要求。

  (3)滿足會計報表的要求,凡是報表所用的數(shù)據(jù),如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù),必須設(shè)立相應的科目。

  (4)要保持體系完整,不能只有下級科目而沒有上級科目。

  (5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。

  (6)應考慮與子系統(tǒng)的銜接,凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目,在整理時應將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。

  五、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

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  六、會計軟件初始化

  七、計算機與手工并行

  計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段,人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是:檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求,使用人員對軟件的操作是否存在問題,對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應進行修改,并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。

  在試運行階段,人工與計算機數(shù)據(jù)對比時,要進行如下工作:

  1.檢驗各種核算方法。

  2.檢查會計科目體系的正確性和完整性。

  3.考查操作熟練程度。

  4.糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。

  此外,并行期間還要注意以下問題:

  1.適當安排好實施進度,試運行期間及時總結(jié)、定期檢查。

  2.實施復雜大系統(tǒng)時,應向有關(guān)方面的老師咨詢,或向有經(jīng)驗的單位學習,盡量少走彎路。

  3.做好申請?zhí)娲止び涃~前的準備工作,爭取一次通過審查。

  八、替代手工記賬的基本要求

  (一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求

  記賬憑證分類:

  一種:記賬憑證

  三種:收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

  五種:現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

  (二)計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)打印輸出和保存的要求

  1.采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的,應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求,采用中文或中外文對照,字跡清晰,作為會計檔案保存,保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

  2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機條件的限制,可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁打印的,也可按旬打印輸出。

  3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

  4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下,計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。

  (三)存儲介質(zhì)要求

  1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表,并將其作為會計檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會計賬簿,必須征得同級財政部門的同意。

  2.作為會計檔案保存時,其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計財簿、報表)相一致。

  3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

  4.大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。

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