全國(guó)版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第3章第5節(jié):會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
第五節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的,必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求;如果采用中文或中外文對(duì)照,字跡一定要清晰。這些作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料,其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理概述
電算化會(huì)計(jì)檔案包括以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),以及計(jì)算機(jī)打印輸出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),還有會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行過(guò)程中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。
存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),其保存期限應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會(huì)計(jì)財(cái)簿、報(bào)表)相一致。
會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)文檔資料,保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、記賬憑證的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,記賬憑證的生成有兩種方式:
1.將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī),由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下,記賬憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證,按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證,向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證,然后進(jìn)行處理。在這種情況下,保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間,可用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證,根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè),作為會(huì)計(jì)檔案保存,并據(jù)以登記手工賬簿。
此外,在保證記賬憑證清晰的前提下,計(jì)算機(jī)打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。
三、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,財(cái)政部對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的書面打印有明文規(guī)定,其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財(cái)政部的規(guī)定同時(shí)考慮到計(jì)算機(jī)打印的特殊情況,在會(huì)計(jì)資料生成方面作了一些靈活規(guī)定,包括:
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機(jī)條件的限制,可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁(yè)打印的,也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿,可滿頁(yè)打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下,計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿,必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。
7.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后,原則上應(yīng)由財(cái)會(huì)部門編造清冊(cè)并移交本單位檔案部門保管。
8.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,在向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得外借。
9.各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
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四、電算化會(huì)計(jì)檔案的基本要求
1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的,要定期進(jìn)行檢查,定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失。一般來(lái)說(shuō),軟盤的存放環(huán)境,溫度4oC-50oC,相對(duì)濕度8%-83%,磁場(chǎng)強(qiáng)度50奧斯特。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.各種會(huì)計(jì)資料,包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和拿出單位。
5.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料,應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí),還應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒,防止感染病毒。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
7.存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說(shuō)來(lái),為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存,直至其中的會(huì)計(jì)信息完全過(guò)時(shí)為止。
8.對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管的簽名或蓋章,收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等。
9.對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員,應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正,情節(jié)嚴(yán)重的,應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政、審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)。
模擬練習(xí)
【例題1?判斷題】會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。( )
答案:√
【例題2?判斷題】會(huì)計(jì)核算軟件中采用的各級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱、編碼方法,必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。( )
答案:×
【例題3?單選題】下列職責(zé)中,( )崗位是不相容職責(zé)。
A.電算化主管與審核 B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核 D.電算化主管與記賬
答案:C
【例題4?單選題】操作人員要嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)的操作程序,并遵循( )的要求。
A.操作制度 B.機(jī)房管理制度
C.會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則 D.會(huì)計(jì)電算化
答案:C
【例題5?多選題】會(huì)計(jì)電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)以及會(huì)計(jì)核算軟件的工作崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位,可以考慮設(shè)立如下崗位( )。
A.電算主管 B.審核記賬
C.電算維護(hù) D.數(shù)據(jù)分析
答案:ABCD
【例題6?多選題】電算化系統(tǒng)中恢復(fù)功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能,進(jìn)行這一工作時(shí)應(yīng)當(dāng)( )。
A.所有人員均有恢復(fù)權(quán)
B.檢查備份日期
C.恢復(fù)往年資料前備份當(dāng)前資料
D.指定專人操作
答案:BCD
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