2014年三級秘書資格辦公事務(wù)管理復(fù)習(xí)：辦公室工作的目標(biāo)管理

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　　辦公室工作的目標(biāo)管理

　　目標(biāo)管理是管理活動(dòng)圍繞和服務(wù)于目標(biāo)中心，以執(zhí)行和分解目標(biāo)為手段，以圓滿實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為宗旨的一種方法。

　　1.目標(biāo)管理

　　(1)目標(biāo)性質(zhì)。目標(biāo)是活動(dòng)的最終結(jié)果，總目標(biāo)都需要有子目標(biāo)來支持，因此，目際具有層次性和網(wǎng)絡(luò)狀，而且，組織和管理人員有多個(gè)目標(biāo)，這些目標(biāo)有時(shí)并不一致，可能會形成組織、群體甚至個(gè)人之間的沖突。管理人員可能需要在短期績效和長期績效之間作出選擇，個(gè)人利益必須服從組織目標(biāo)。

　　(2)目標(biāo)管理的意義

　　1)改善管理工作。

　　2)組織明晰化。每個(gè)目標(biāo)都有專人負(fù)責(zé)。

　　3)鼓勵(lì)員工勇于承諾和自我實(shí)現(xiàn)。明確了自己的處置權(quán)限的范圍

　　4)形成有效的控制。目標(biāo)管理不僅提高了計(jì)劃工作的有效性，而且有助于形成有故的控制?？刂瓢ㄔu估結(jié)果、采取措施、糾正偏差，最終得以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　(3)目標(biāo)管理的局限性

　　1)對目標(biāo)管理概念理解不透。目標(biāo)管理看似簡單，但組織管理者必須對它有詳盡的了解和認(rèn)識，必須向下級員工作出清晰的解釋，包括目標(biāo)管理是什么，怎樣建立目標(biāo);它在評估工作績效時(shí)起什么作用;實(shí)施目標(biāo)管理的員工能得到什么好處等。

　　2)未能向目標(biāo)擬定者闡明指導(dǎo)方針。組織的管理者必須使員工明確自己的目標(biāo)活動(dòng)工作怎樣才能與組織的目標(biāo)相適應(yīng)。如果組織的目標(biāo)含糊不清或不切實(shí)際，那員工就無法與組織保持一致。

　　3)設(shè)置目標(biāo)的難點(diǎn)。

　　4)強(qiáng)調(diào)短期目標(biāo)。員工所確定的目標(biāo)一般是短期的，在實(shí)際過程中極有可能以犧牲長期目標(biāo)為代價(jià)。因此，組織的管理者必須采取措施，確保當(dāng)月目標(biāo)的設(shè)置，為長遠(yuǎn)目標(biāo)服務(wù)。

　　5)目標(biāo)的呆滯。目標(biāo)經(jīng)常改變，使目標(biāo)制定者無所適從，目標(biāo)就會失去它的意義。

　　(4)目標(biāo)管理的多樣性

　　1)在目標(biāo)等級層次的每一層上，目標(biāo)是多樣的;

　　2)目標(biāo)不要過多。

　　3)目標(biāo)的數(shù)量取決于管理者自己將做多少以及他們能在多大程度上將目標(biāo)分配給員工。

　　(5)目標(biāo)管理的過程。把目標(biāo)管理過程具體分解為：

　　[建立完整的目標(biāo)]――[制定目標(biāo)]―_[組織實(shí)施]―[檢查和評估]

　　1)下級員工自己制定職責(zé)范圍，與主管領(lǐng)導(dǎo)討論并達(dá)成一致意見。

　　2)下級員工根據(jù)自己的每一項(xiàng)職責(zé)設(shè)置目標(biāo)，并與主管領(lǐng)導(dǎo)一同審查，達(dá)成一致意見。

　　3)下級員工執(zhí)行目標(biāo)。

　　4)下級員工與主管領(lǐng)導(dǎo)定期(如季度)共同檢查目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)展情況，并對目標(biāo)進(jìn)行必要的修訂和更改。

　　5)在規(guī)定的期間內(nèi)(通常為一年)，下級員工以書面的工作報(bào)告的形式向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，包括主要成績、問題，并評價(jià)實(shí)際結(jié)果與期望結(jié)果之間的差距。

　　6)下級員工與主管領(lǐng)導(dǎo)共同討論工作報(bào)告，查找目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)的原因。

　　7)為下一步制定新的目標(biāo)。

　　(6)設(shè)置目標(biāo)的方法。設(shè)置目標(biāo)是一件很困難的任務(wù)，需要上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和下級員工的廣泛參與和實(shí)踐。

　　(1)目標(biāo)是否體現(xiàn)工作的主要特征

　　(2)目標(biāo)是否太長?如果太多是否能進(jìn)行合并

　　(3)目標(biāo)是否可以檢驗(yàn)，即在一定時(shí)間段內(nèi)是否能知道目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)

　　(4)目標(biāo)是否明確

　　1)數(shù)量

　　2)質(zhì)量

　　3)時(shí)間

　　4)成本

　　(5)目標(biāo)是否具有挑戰(zhàn)性又合乎情理

　　(6)目標(biāo)是否優(yōu)先順序安排

　　(7)目標(biāo)是否包括

　　1)目標(biāo)的改進(jìn)

　　2)個(gè)人發(fā)展目標(biāo)

　　(8)員工之間，員工與組織之間目標(biāo)是否一致

　　(9)目標(biāo)是否已與需要知道目標(biāo)的人進(jìn)行了溝通

　　(10)是否有短期目標(biāo)

　　(11)有關(guān)目標(biāo)的基本假設(shè)是否明確

　　(12)目標(biāo)是否用文字清晰地表達(dá)出來

　　(13)目標(biāo)能否提供及時(shí)的反饋，以便采取糾正措施

　　(14)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否有足夠的資源和職權(quán)

　　(15)員工是否有機(jī)會提出自己的目標(biāo)建議

　　(16)員工對自己的職責(zé)是否有控制能力

　　2.辦公室工作量化管理

　　(1)量化管理的意義。提高了工作效率。

　　1)有利于組織的勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益的提高，增強(qiáng)組織的活力。

　　2)有利于克服組織機(jī)構(gòu)的臃腫，人浮于事、浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。

　　3)有利于員工發(fā)揮工作積極性，增強(qiáng)自己處理事務(wù)的能力。

　　(2)量化管理的方法

　　1)優(yōu)化勞動(dòng)組合。

　　2)定員定編。

　　3)工作定額。

　　4)定量考核。

　　(3)辦公室工作量化管理。具體考核包括：

　　1)數(shù)量目標(biāo)考核。在制定目標(biāo)過程中，對可以用具體數(shù)量去衡量的任務(wù)指標(biāo)要明確、具體，如每月缺勤不超過3天，購買日常辦公用品開支每月不超過300元等。

　　2)質(zhì)量目標(biāo)考核。許多目標(biāo)不宜用具體數(shù)字來表示，如接待來訪者、辦公環(huán)境管理等，可用質(zhì)量目標(biāo)，即完成此項(xiàng)任務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。在制定目標(biāo)時(shí)，詳細(xì)說明任務(wù)的性質(zhì)、要求、達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間等。

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