2015物業(yè)管理師考試講義:物業(yè)管理檔案的分類方法
物業(yè)管理檔案的分類方法
物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個(gè)方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。
(一)年度分類法
年度分類法:根據(jù)形成和處理文件的年度,將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。
特點(diǎn):按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律,能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系,可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況,便于按年度查閱和利用檔案。
(二)組織機(jī)構(gòu)分類法
組織機(jī)構(gòu)分類法:按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。
特點(diǎn):能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系,客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌,便于按一定專業(yè)查閱檔案。
(三)事件分類法
事件分類法:按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類,又稱為事由分類法或問題分類法。
特點(diǎn):能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系,使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起,既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌,又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。
物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求,采用相應(yīng)的分類方法。
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