全國會計證《會計電算化》第三章第四節(jié)計算機替代手工記賬講義

　　第四節(jié)計算機替代手工記賬的要求

　　財政部在印發(fā)《會計電算化工作規(guī)范》的通知中指出：“替代手工記賬是會計電算化的階段性目標，各地區(qū)、各部門要對這一工作加強指導(dǎo)和監(jiān)督，制定替代手工記賬的管理辦法，保證這一過程的順利實施”。

　　一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

　　(一)替代手工記賬是會計電算化的目標之一

　　從廣義上講，替代手工記賬(俗稱甩賬)是指將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計算機，采用電子計算機設(shè)備和會計核算軟件對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行處理(計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等)，生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。替代手工賬是會計核算電算化首先要達到的目標，主要完成設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進行成本計算、編制會計報表等方面的會計核算任務(wù)，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電子化。

　　替代手工賬包括兩個概念，即部分會計核算業(yè)務(wù)采用計算機替代手工記賬和全面會計核算業(yè)務(wù)采用計算機替代手工記賬。目前，大多數(shù)單位還不可能全面實現(xiàn)會計核算電算化，只能部分替代手工賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來核算和會計報表等內(nèi)容。

　　替代手工賬這一過程的實現(xiàn)不僅是記賬、算賬、報賬處理方式的改變，更主要的是提高了會計信息的及時|生、準確性和完整性，從而為會計信息的充分利用打下基礎(chǔ)。

　　從狹義上講，替代手工記賬是指從手工會計數(shù)據(jù)處理方式向計算機會計數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程。因此，替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”，是一個單位會計電算化工作的“起點”。其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。由于會計電算化“初級階段”的工作較多，本節(jié)主要從狹義上闡述替代手工記賬的有關(guān)問題，包括脫離手工會計核算工作的過程和在這一工作中經(jīng)常遇到的一些問題及其解決辦法。

　　(二)替代手工記賬的基本條件

　　為保證會計電算化后會計工作的質(zhì)量，《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》都對計算機替代手工記賬提出了應(yīng)當具備的一個前提和三項基本條件，企事業(yè)單位在系統(tǒng)正式運行之前應(yīng)該認真檢查自己是否滿足這些條件。其中，一個大前提是計算機與手工會計核算應(yīng)該并行三個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠;其次，要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。三項基本條件如下。

　　1.配有適用的會計核算軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備

　　會計核算軟件取得方式有商品化通用會計核算軟件、定點開發(fā)會計核算軟件、通用會計核算軟件與定點開發(fā)會計核算軟件相結(jié)合。各單位可根據(jù)實際情況選擇，并且可以先運行賬務(wù)處理模塊，并考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接。設(shè)備配置既要講究成本效益原則，又要有一定的超前意識，滿足會計核算的需要。其中，大型企事業(yè)單位開展會計電算化工作應(yīng)有總體規(guī)劃，并分步實施。

　　2.配備相應(yīng)的會計電算化工作人員

　　建立起與會計電算化工作需要相適應(yīng)的人員隊伍，要求上機操作人員具備會計電算化初級以上的專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門核發(fā)的電算化培訓(xùn)合格證書。

　　目前，開展會計電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：

　　(1)財政部組織開展的會計人員后續(xù)教育，其中包括會計電算化培訓(xùn)。初級培訓(xùn)主要學(xué)習(xí)電子計算機硬件和軟件基礎(chǔ)知識，掌握文字、報表處理的一般方法，以及通用會計核算軟件的使用方法。

　　(2)軟件公司提供的針對購買的會計核算軟件的培訓(xùn)。凡購買商品化會計核算軟件的單位，軟件公司一般會進行軟件使用培訓(xùn)。這類培訓(xùn)的針對性較強，主要側(cè)重于會計核算軟件的基本操作。

　　(3)單位根據(jù)開展會計電算化工作的需要，自行組織會計電算化培訓(xùn)。通過統(tǒng)一組織培訓(xùn)來解決會計電算化實施中存在的關(guān)鍵問題，特別是多部門協(xié)作時出現(xiàn)的較為復(fù)雜的問題。這種培訓(xùn)可以彌補前兩種培訓(xùn)的不足之處，有針對性地結(jié)合電算化崗位職責(zé)進行。

　　3.建立健全嚴格的內(nèi)部管理制度

　　會計電算化內(nèi)部管理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運行，它是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進行的重要措施。在準備替代手工記賬前，要針對會計電算化工作的特點，對內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容進行相應(yīng)調(diào)整。會計電算化的內(nèi)部管理制度主要包括崗位責(zé)任制、日常操作管理制度、計算機軟件和硬件系統(tǒng)的維護管理制度、會計檔案管理制度以及會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。

　　二、如何替代手工賬

　　替代手工賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，是會計電算化工作中非常重要的階段。在具體實施之前，單位要作出總體實施方案，包括整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會計核算方法和數(shù)據(jù)處理過程，建立會計科目編碼體系，設(shè)置各種會計憑證、賬簿、報表的格式和項目，會計核算軟件的初始化，以及在試運行階段人工與計算機數(shù)據(jù)進行對比分析等工作。

　　(一)整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

　　按規(guī)范要求做好會計數(shù)據(jù)輸入前的準備，這是一項非常重要的工作。只有當所有最原始的數(shù)據(jù)都正確的時候，我們才能保證將來結(jié)果的準確性。這些前期準備工作包括整理各項基礎(chǔ)會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來賬戶和銀行賬戶等;必要時，還應(yīng)與單位其他部門進行協(xié)調(diào)，在存貨管理、銷售、采購管理等方面取得有關(guān)部門的配合。

　　(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移人計算機之前，需對會計數(shù)據(jù)按會計核算軟件的要求進行整理和分類。

　　(2)整理各賬戶余額。如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額;如果是在年中某月建賬，須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。

　　(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。由于會計核算軟件所提供的對往來賬戶的管理方式與手工方式有所不同，在把往來賬移到計算機內(nèi)之前，必須預(yù)先確定往來賬的管理方式，并選擇相應(yīng)的會計核算軟件。目前，我國的往來賬存在大量呆賬、壞賬，所以，應(yīng)當在將其移入計算機之前，按會計制度要求及時處理和沖銷。同樣，銀行賬一般均有未達賬項，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時核對銀行賬，對于沒及時核銷的未達賬項，應(yīng)及時清理，以保障采用計算機進行銀行對賬時初始金額的正確性。

　　(二)建立會計賬戶體系并確定編碼

　　會計賬戶體系是會計核算的基礎(chǔ)，整個會計核算系統(tǒng)都是以會計賬戶體系為基礎(chǔ)建立的。建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級向下設(shè)置明細科目。設(shè)置會計科目時應(yīng)遵循以下原則：

　　(1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。

　　(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。

　　(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，

　　必須設(shè)立相應(yīng)的科目。

　　(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。

　　(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。

　　(6)要考慮與子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。

　　為便于反映會計科目間的上下級關(guān)系，便于計算機系統(tǒng)識別和處理，減少輸入工作量、提高輸入速度，促進會計核算的規(guī)范化和標準化，需對會計科目進行編碼。會計科目編碼設(shè)計的合理與否，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的可靠性，要選擇與現(xiàn)有管理水平和需要相適應(yīng)的編碼系統(tǒng)。

　　編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定(三位編碼，新會計制度規(guī)定為四位編碼)的編碼方案執(zhí)行;明細科目編碼按照單位核算需要根據(jù)具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案，即“本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼”。(三)規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

　　手工方式下，會計人員按規(guī)定設(shè)置總賬、明細賬、日記賬，按會計制度要求填制記賬憑證，登記明細賬、日記賬、總賬等。在電算化方式下，雖然這種賬務(wù)處理過程仍然保持著，但是部分會計資料的格式要重新設(shè)計或部分修改，以便在電算化方式下進行處理，達到真實、準確、安全的目的。在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點。例如，記賬憑證的類別，可以在收款、付款、轉(zhuǎn)賬三種憑證的基礎(chǔ)上，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)和會計核算軟件功能模塊的劃分進一步細化。

　　電算化方式下，會計核算過程自動化程度很高，要求會計部門預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢。不同模塊間，如材料核算、賬務(wù)處理、成本核算等模塊，需要預(yù)先確定數(shù)據(jù)傳遞次序。同一模塊要事先確定錄入、審核、記賬的次序，尤其對操作人員執(zhí)行錄入一審核一記賬，或?qū)︿浫胍粚徍艘恍薷牡臅r間與責(zé)任，應(yīng)作出明確規(guī)定。

　　除上述幾項會計規(guī)范工作外，會計部門還要結(jié)合計算機特點，重新確定各種會計核算方法，如成本計算方法、折舊計提方法、工資分類匯總口徑等，要充分體現(xiàn)計算機的特點。例如，在手工方式下，直線法提取折舊均采用綜合折舊率，這是為了節(jié)約工作量。而在電算化方式下，能夠很方便地單項計算固定資產(chǎn)的折舊額，因此，可以采用個別折舊率分別進行計算，以便提高計算的精確度。

　　(四)會計核算軟件初始化

　　會計核算軟件初始化是確定會計核算軟件的核算規(guī)則與輸人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對會計核算軟件進行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準備工作，用來完成將通用會計核算軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計核算軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。

　　例如，賬務(wù)處理模塊初始化的主要內(nèi)容包括系統(tǒng)總體參數(shù)的設(shè)置(設(shè)置核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等)、設(shè)置憑證類別、設(shè)置會計科目、輸入初始余額、設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬分錄以及其他初始設(shè)置等;工資核算模塊初始化的主要內(nèi)容包括設(shè)置部門編碼、設(shè)置職工類型、設(shè)置工資項目、設(shè)置運算關(guān)系;成本核算模塊初始化的主要內(nèi)容包括設(shè)置產(chǎn)品目錄代碼、輸入期初在產(chǎn)品成本、定額資料等;報表處理模塊初始化通常包括報表注冊、設(shè)置報表格式、設(shè)置計算公式和審核公式等。

　　(五)計算機與手工并行

　　計算機與手工并行是指在會計核算軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。

　　在試運行階段，會計人員要進行雙重勞動，但這是十分必要的。在此期間，通過進行手工與計算機處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗，考查會計核算軟件數(shù)據(jù)處理的正確性，考查相關(guān)人員的操作熟練程度和業(yè)務(wù)處理能力，并通過實踐建立電算化內(nèi)部管理制度。應(yīng)該說，這是手工會計系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到會計電算化系統(tǒng)的試驗階段，也是手工系統(tǒng)與電算化系統(tǒng)相互適應(yīng)的重要階段。其能否順利進行是單位今后會計電算化系統(tǒng)能否持續(xù)正常運行的前提。試運行的時間，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，這樣，才能更全面地比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù)。應(yīng)預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題，一旦出現(xiàn)問題，要及時采取措施，進行防錯糾錯。在試運行階段，前期以人工為主計算機為輔，后期則以計算機處理為主。

　　計算機與手工并行工作期間，可以用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，原始憑證應(yīng)附于相關(guān)記賬憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

　　在試運行階段，人工與計算機數(shù)據(jù)對比時，要進行如下工作：

　　(1)檢驗各種核算方法。對電算化方式下采用的各種核算方法進行檢驗，發(fā)生偏差時應(yīng)及時調(diào)整。

　　(2)檢查會計科目體系的正確性和完整性。通過數(shù)據(jù)對比，檢查初始化階段建立的會計科目體系是否完整和合理，看其能否適應(yīng)核算要求、報表要求、管理要求和會計制度要求。

　　(3)考查操作準確性。經(jīng)數(shù)據(jù)對比發(fā)現(xiàn)差錯時，如果屬于人為原因，一定要明確責(zé)任人并及時糾正操作錯誤。必要時，應(yīng)提供更多的機會進行培訓(xùn)以便提高工作技能。

　　(4)糾正會計核算軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。通過數(shù)據(jù)對比發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)及時查明錯誤原因。如屬于軟件設(shè)計錯誤或系統(tǒng)缺陷時，要及時通知會計核算軟件開發(fā)和銷售單位，責(zé)成其迅速調(diào)整或改進功能。尤其當軟件存在嚴重違反會計制度規(guī)定的業(yè)務(wù)處理功能或人機數(shù)據(jù)不符，原因是會計核算軟件設(shè)計錯誤時，必須暫停此會計核算軟件的試運行，通知設(shè)計人員進行修改。

　　并行實施一個階段后，應(yīng)建立各項管理制度，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷改進完善。尤其對上崗操作軟件人員的權(quán)限分工，必須在申請?zhí)娲止び涃~前按規(guī)定設(shè)置完畢，進入正常工作狀態(tài)。對替代手工記賬后會計人員的崗位職責(zé)應(yīng)有明確的要求和崗位考核。

　　此外，并行期間還要注意以下問題：

　　(1)適當安排好實施進度，試運行期間及時總結(jié)、定期檢查。實施效果不理想時，向軟件公司咨詢，修訂實施方案，及時發(fā)現(xiàn)和解決試運行中存在的問題，盡量縮短手工與計算機并行的時間。

　　(2)實施復(fù)雜大系統(tǒng)時，應(yīng)向有關(guān)方面的老師咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路。

　　(3)做好申請?zhí)娲止び涃~前的準備工作，爭取一次通過審查。

　　在替代手工記賬的過程中，一般來說會遇到以下一些問題：

　　(1)會計核算軟件選用不當。選擇一套會計核算軟件系統(tǒng)是一項重大決策。由于會計核算軟件選擇不當，造成會計電算化工作夭折的例子很多，所以，財會部門必須認真對待，對工作影響最大的表現(xiàn)是不能夠結(jié)合本單位管理水平選擇相適應(yīng)的會計核算軟件。隨著會計電算化普及程度的提高，很多單位認識到了這個問題，卻不知如何才能避免失誤。我們建議，開展會計電算化工作應(yīng)分三步走，即先咨詢、再培訓(xùn)、后實施。

　?、僮稍児ぷ?，可向?qū)ｉT的會計電算化機構(gòu)進行咨詢，例如，會計學(xué)會的電算化分會、會計師事務(wù)所、會計核算軟件公司等，聽取有關(guān)方面的建議，再結(jié)合本單位的實際情況作出決定。

　?、谂嘤?xùn)工作，包括會計人員的電算化初級培訓(xùn)、中級培訓(xùn)和軟件公司進行的用戶培訓(xùn)，培養(yǎng)骨干人員是其中的重要環(huán)節(jié)，是軟件實施成功的保證。

　?、鄬嵤┕ぷ?，一定要在軟件公司的指導(dǎo)下，以本單位會計人員為主進行，在參與實施的過程中積累經(jīng)驗，增長才干，為系統(tǒng)今后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

　　(2)認識和做法上的誤區(qū)。有的單位把手工和計算機雙軌并行簡單地理解為對會計核算軟件可靠性、準確性的測試，因此，把雙軌并行工作放在單位開展會計電算化工作之前進行，而不是在此之后。如單位決定在某年的1O月份開始會計電算化，就將7―9月份的手工賬在會計核算軟件中試運行一遍，然后與手工賬核對，這種單純“照葫蘆畫瓢”式模擬手工賬的方法是不可取的。

　　(3)難以建立嚴格的管理制度。在手工與計算機并行期間，會計人員的工作量肯定比以前大了許多，而且由于可能出現(xiàn)很多問題，造成人手短缺的局面，容易出現(xiàn)無法按權(quán)限管理要求上崗的局面，會計人員也不能馬上適應(yīng)會計電算化的崗位職責(zé)要求。這是一個必須解決的矛盾，只有嚴格按照權(quán)限分配的崗位進行操作，才有可能在完全電算化的情況下更好地完成會計工作。

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