全國會計證《會計電算化》第三章第五節(jié)會計電算化檔案管理講義
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第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,切實把會計檔案管好。對會計電算化檔案的管理要根據(jù)《會計法》的基本要求,結(jié)合會計電算化的特點來進(jìn)行。
實行會計電算化后,會計檔案應(yīng)包括存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)(以磁盤、光盤等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)),以及計算機(jī)打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指:
(1)會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式),記載會計業(yè)務(wù)的原始憑證等數(shù)據(jù)。
(2)會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料,如開發(fā)的需求分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、實施過程中的參數(shù)設(shè)置情況表等。
(3)其他會計資料。這些檔案無論其是以紙質(zhì)形式還是以電子數(shù)據(jù)形式存儲在計算機(jī)內(nèi)或是存放在磁盤等介質(zhì)上,都屬于會計電算化檔案。嚴(yán)格來講,會計電算化檔案資料的內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計核算。
計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的,必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照,字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料,其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案資料的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案。
會計電算化檔案管理的主要任務(wù),就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案,確保各種會計檔案存儲的安全性與保密性,保證各種會計檔案得到合理有效利用。下面分別闡述。
一、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案
由于電子數(shù)據(jù)的特殊性,一般在實行會計電算化后,要求將有關(guān)記錄會計業(yè)務(wù)的資料進(jìn)行打印輸出,這樣一方面能夠保證會計檔案的長期安全保存,另一方面也能實現(xiàn)會計檔案的證據(jù)作用,便于追查和確定會計責(zé)任。
實現(xiàn)會計電算化之后,記賬憑證的生成有兩種方式:一是手工填制記賬憑證,然后輸入計算機(jī),其與傳統(tǒng)會計核算時記賬憑證的保管沒有區(qū)別;二是機(jī)制記賬憑證,即根據(jù)原始憑證直接在計算機(jī)上編制記賬憑證。對于機(jī)制記賬憑證需要打印出來,將原始單據(jù)附在后面,按記賬憑證的裝訂要求進(jìn)行裝訂后保管。記賬憑證上應(yīng)有錄入員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù),當(dāng)天登記入賬,期末及時結(jié)賬并打印輸出賬表。相關(guān)規(guī)定如下:
(1)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機(jī)條件的限制,可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進(jìn)行保管;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁打印的,可按旬打印輸出。
(2)一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿,可滿頁打印。
(3)在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下,總賬一般可用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代,“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。
(4)明細(xì)賬要求每年打印一次或在需要時打印。發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿,可滿頁打印,然后裝訂成冊進(jìn)行保管。
(5)記賬憑證、總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。會計報表每月打印一次進(jìn)行保管。
(6)各單位每年形成的會計檔案,都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿后,原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。
對于會計數(shù)據(jù)量大的特大型單位,考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大,在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的條件下,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案后,可以采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案,而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制,防止由于各種原因造成數(shù)據(jù)讀取的困難,采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。
二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計核算軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管
會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有:系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等,這些都應(yīng)視同會計檔案保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后5年。
會計核算軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案,在保管過程中要特別注意版本的升級管理。
三、制定與實施檔案管理制度檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容:
(1)存檔的手續(xù),主要是指各種審批手續(xù),比如打印輸出的賬表,必須有會計主管、
系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。(2)各種安全和保密措施。(3)檔案管理員的崗位責(zé)任制度。
(4)檔案分類管理辦法。
(5)檔案使用的各種審批手續(xù)。
(6)各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。
會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
四、安全和保密措施
對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)有雙備份,存放在兩個不同的地點,最好在兩個不同的建筑物內(nèi)。采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存會計檔案,要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制,防止由于介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)相應(yīng)審批手續(xù),不得外借和拿出單位。經(jīng)批準(zhǔn)同意借閱的會計資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時,還應(yīng)該認(rèn)真檢查,防止感染計算機(jī)病毒。
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