2014年秘書資格四級重點知識：安排會議值班

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　　安排會議值班

　　(一)會議值班工作的內容和意義

　　1.會議值班工作的內容

　　會議值班工作的內容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

　　2.會議值班的意義

　　會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內外、協(xié)調左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發(fā)生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

　　從一定意義上說，值班工作質量也代表了會議的工作質量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

　　(二)安排會議值班的工作程序

　　1.制定值班工作制度

　　值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責任制度;(3)交接班制度。

　　2.明確值班工作任務

　　會議值班人員的主要工作任務如下：

　　(1)在會議中協(xié)助搜集有關文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強對與會議無關人員出入會場的控制。

　　(3)要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

　　(4)要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

　　(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調工作。

　　(8)必要時，應建立主管領導帶班制度。

　　3.編制會議值班表

　　會議值班表應包括以下內容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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