2014年秘書資格四級重點知識:合理布置辦公室
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合理布置辦公室
(一)辦公室布置的要求
1.布置辦公室的基本要求
(1)采用一間大辦公室。
(2)使用同樣大小的桌子。
(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。
(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。
(5)將自動售貨機等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。
(6)預留充分的空問。
(7)主管座位應位于員工座位之后方。
(8)勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。
(9)裝設充足的電源插座,供辦公室設備之用。
(10)常用的設備與檔案應置于使用者附近。
2.辦公室布置的三大原則
辦公室布置的三大原則是:
(1)有利于溝通;
(2)便于監(jiān)督;
(3)協(xié)調、舒適。
3.辦公室布置的具體要求
(1)辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序。
(2)各座位間的通道要適宜。
(3)領導者應位于后方,以便監(jiān)督。
(4)光線應來自左方,以保護視力。
(5)常用設備應放在使用者近處。
(6)電話最好是5平方米空間范圍內一部。
(二)辦公室布置的工作程序
(1)對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析,明確各部門及各員工間的關系,以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。
(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間,設定其空間大小。
(3)根據(jù)工作需要,選配相應的家具、桌椅等,并列表分別詳細記載。
(4)繪制辦公室座位布置圖,然后依圖布置。
(5)對設備的安放提出合理建議。
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