2015年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):發(fā)送會(huì)議通知的方法

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　　發(fā)送會(huì)議通知的方法

　　在各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會(huì)議通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會(huì)議或與會(huì)人員集中居住的會(huì)議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會(huì)議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會(huì)議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會(huì)議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。

　　一些會(huì)議(如股東大會(huì))在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會(huì)議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)達(dá)到所需的法定人數(shù)。

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