2015年秘書資格五級會議管理復習:發(fā)送會議通知的程序

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　　發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準備好相關附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復的會議通知或預備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。

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