2015年二級(jí)秘書(shū)資格考試檔案分類方法比較考點(diǎn)

　　【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書(shū)資格頻道為大家提供“2015年二級(jí)秘書(shū)資格考試檔案分類方法比較考點(diǎn)”，檔案分類方法比較對(duì)秘書(shū)的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請(qǐng)參加二級(jí)秘書(shū)資格考試考生詳細(xì)閱讀下文，學(xué)習(xí)秘書(shū)檔案分類方法比較的相關(guān)知識(shí)。

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　　字母法和數(shù)字法的比較

　　1、 字母順序排列法的優(yōu)點(diǎn)

　　1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實(shí)用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料費(fèi)用較低。

　　2、字母順序排列法的缺點(diǎn)

　　1.查找常用名字時(shí)可能會(huì)遇到困難。

　　2.當(dāng)需要查找某一專題案卷時(shí)案卷位置難以確定。

　　3.需要擴(kuò)充時(shí)不容易估算所需要的空間。

　　3、數(shù)字排列法的優(yōu)點(diǎn)

　　1. 標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時(shí)，放錯(cuò)位置的可能性較小。

　　2.標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無(wú)限擴(kuò)充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

　　4、數(shù)字排列法的缺點(diǎn)

　　1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過(guò)索引卡查找案卷會(huì)占用一部分時(shí)間。

　　2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費(fèi)錢、費(fèi)時(shí)。

　　3.如果數(shù)碼標(biāo)錯(cuò)會(huì)造成文件和案卷放錯(cuò)位置的嚴(yán)重后果。

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