2016年秘書資格二級(jí)檔案的轉(zhuǎn)移復(fù)習(xí)
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檔案的轉(zhuǎn)移(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案轉(zhuǎn)移知識(shí))
我們每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文件,而在這個(gè)“寸土寸金”的社會(huì)里,我們的辦公室沒有多余的空間存放這么多的紙質(zhì)檔案,因此要把它們轉(zhuǎn)移到指定的貯藏室里,需要用時(shí)再取出。轉(zhuǎn)移檔案要制定一個(gè)周密的計(jì)劃,并且要有很多的步驟,這樣才能安全容納大量資料。
1.在轉(zhuǎn)移之前計(jì)劃好新的檔案。
2.如果全部檔案都要轉(zhuǎn)移,文件抽屜里只留下導(dǎo)引卡,要為新的檔案提前準(zhǔn)備好文件夾,文件夾的標(biāo)簽上使用與以前文件夾不同的顏色標(biāo)明日期和主題。
3.如果留下文件夾和導(dǎo)引卡,要準(zhǔn)備一套文件夾裝轉(zhuǎn)移抽屜里的材料,在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標(biāo)簽并提前作好轉(zhuǎn)移準(zhǔn)備。
4.如果有足夠的空間,可以讓準(zhǔn)備轉(zhuǎn)移的檔案在辦公室里再放幾個(gè)星期,直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案轉(zhuǎn)移知識(shí))
5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環(huán)境存放舊檔案。
6.為避免影響正常的辦公室工作,要在制定轉(zhuǎn)移計(jì)劃的幾個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成整個(gè)轉(zhuǎn)移過程,這時(shí)不妨多找?guī)讉€(gè)人來幫忙,分工合作,既高效又保持工作質(zhì)量。
7.在所有轉(zhuǎn)移文件或盒子上貼上標(biāo)簽,寫明檔案的內(nèi)容、日期等內(nèi)容以便認(rèn)讀時(shí)方便省時(shí)。
8.把轉(zhuǎn)移的檔案或盒子捆緊,并在運(yùn)送過程中確保安全。
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