鑰匙管理規(guī)定
更新時(shí)間：2009-10-19 15:27:29
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1．0目的
有效的對(duì)鑰匙進(jìn)行規(guī)范管理
2．0適用范圍
適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理
3.0相關(guān)說明
4.0職責(zé)
4.1工程主任/主任：負(fù)責(zé)與施工單位鑰匙移交的確認(rèn)，并與住戶中心做好移交手續(xù)。
4.2住戶中心主任/主管：負(fù)責(zé)與工程部鑰匙移交的確認(rèn)，并對(duì)鑰匙的保管進(jìn)行定期檢查。
4.3工程人員：負(fù)責(zé)對(duì)鑰匙的單位、數(shù)量、編號(hào)及適用性進(jìn)行逐一確認(rèn)。
4.4物業(yè)助理：負(fù)責(zé)對(duì)移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號(hào)及適用性進(jìn)行逐一確認(rèn)，并做好鑰匙的標(biāo)識(shí)與借用登記。
5.0內(nèi)容
5.1移交鑰匙
5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進(jìn)行鑰匙移交手續(xù)，工程人員需對(duì)分包單位移交的鑰匙進(jìn)行逐一核對(duì)，對(duì)移交鑰匙的單位編號(hào)、數(shù)量及適用性進(jìn)行確認(rèn)。
5.1.2工程部“驗(yàn)收小組”組長/工程員在門鎖驗(yàn)收工作完畢后，按《鑰匙驗(yàn)收記錄表》要求記錄合格的單位編號(hào)和數(shù)量，并要求施工隊(duì)交匙人簽名確認(rèn)，然后將鑰匙聯(lián)同對(duì)應(yīng)表格移交給住戶中心。
5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗(yàn)收記錄表》核對(duì)工程部“驗(yàn)收小組”交來的鑰匙，當(dāng)實(shí)際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗(yàn)收記錄表》“數(shù)量”項(xiàng)相符時(shí)，應(yīng)在“簽收確認(rèn)”項(xiàng)標(biāo)“√”。否則，應(yīng)將實(shí)際情況在“備注”欄注明。核對(duì)完畢，應(yīng)在《鑰匙驗(yàn)收記錄表》簽名確認(rèn)。
5.2鑰匙整理與保管
5.2.1物業(yè)助理應(yīng)標(biāo)清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中，并在鑰匙柜貼上示簽，加以注明。
5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時(shí)，物業(yè)助理應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應(yīng)記錄，并將鑰匙按單位編號(hào)整齊有序地放置在鑰匙柜中，業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時(shí)，物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時(shí)，應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期，請(qǐng)業(yè)主簽名確認(rèn)。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時(shí)，物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5.2.3住戶中心主任/主管應(yīng)安排專人定期對(duì)鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙單位編號(hào)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號(hào)脫落或模糊不清時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新改進(jìn)。
5.3鑰匙借用與歸還
當(dāng)公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時(shí)，物業(yè)助理應(yīng)檢查借匙人的工作證，并由借匙人簽名確認(rèn)。
5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙情況分別按《＿＿＿部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號(hào)、數(shù)量、借匙人；
5.3.2對(duì)于其他施工單位借鑰匙情況應(yīng)由工程人員代借，并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。
5.3.3對(duì)于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應(yīng)由售樓人員代借，并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認(rèn)。
5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí)，物業(yè)助理應(yīng)在核對(duì)鑰匙樓量后，在對(duì)應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期，并在“接收人”一欄簽名確認(rèn)，然后，按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。
5.3.5住戶中心主任/主管應(yīng)安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者，應(yīng)填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。
5.4鑰匙的損壞或丟失
5.4.1當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí)，物業(yè)助理應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過，并報(bào)告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系，征得業(yè)主同意后，采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施，確保遺失鑰匙單位的安全，住戶服務(wù)中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。
5.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。
6.0 相關(guān)文件
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文件編號(hào) |
文件名稱 |
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7.0質(zhì)量記錄
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記錄編號(hào) |
記錄表格 |
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《鑰匙驗(yàn)收記錄表》 |
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《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》 |
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《托存鑰匙日期登記表》 |
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《＿＿＿部門借鑰匙登記表》 |
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《其他部門長期借鑰匙登記表》 |
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《業(yè)主借匙睇樓登記表》 |
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《鑰匙催還單》 |
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《鑰匙管理備忘錄》 |
8.0修改記錄
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日期 |
版本 |
修改人 |
修改原因 |
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