物業(yè)管理師輔導(dǎo)：內(nèi)部控制系統(tǒng)的主要內(nèi)容

　　內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)容很豐富，范圍也很廣，幾乎包括了單位管理系統(tǒng)之全部。內(nèi)部控制系統(tǒng)是經(jīng)濟(jì)監(jiān)督人員對(duì)被查單位各項(xiàng)管理制度和措施的概括性稱謂，在許多企事業(yè)單位中，業(yè)務(wù)管理人員、會(huì)計(jì)人員并不如此稱呼，而是將各項(xiàng)制度具體稱為管理制度、崗位責(zé)任制度、定額考核制度等。這些制度在組織內(nèi)發(fā)生作用往往是互相關(guān)聯(lián)的、互相交錯(cuò)的，各項(xiàng)制度互相依賴、互相依托，其控制點(diǎn)、復(fù)蓋面、適應(yīng)性均具有很強(qiáng)的互補(bǔ)性，有時(shí)難以將它們彼此分開。有的檢查人員深入企事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)，“并沒有一項(xiàng)制度稱作內(nèi)部控制制度，但又沒有一項(xiàng)制度不屬于內(nèi)部控制制度。”因此，規(guī)劃、建設(shè)內(nèi)部控制系統(tǒng)要與單位內(nèi)部管理結(jié)合起來，不能將其隔裂開來，另起爐灶，生搬硬套某些概念或機(jī)械模仿其他企業(yè)單位的成功做法，這樣不易取得良好的效果。正確的做法是抓住主要矛盾，擇其重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，有計(jì)劃、有針對(duì)性地建設(shè)內(nèi)部控制，并以此帶動(dòng)單位其他管理制度的建立和完善。內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)是什么呢?關(guān)鍵點(diǎn)的特征是它與防范財(cái)務(wù)造假和違法亂紀(jì)的基本目標(biāo)有關(guān)，一般與單位的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)資料的信息有密切聯(lián)系，同時(shí)它又是核算或管理中的主要環(huán)節(jié)，對(duì)信息質(zhì)量起著重要作用，且對(duì)其他環(huán)節(jié)的工作有聯(lián)動(dòng)效力。另外它對(duì)外部經(jīng)濟(jì)監(jiān)督檢查工作部署和深入有導(dǎo)向性效果，在財(cái)務(wù)資料體系中起龍頭作用。再之，關(guān)鍵點(diǎn)有時(shí)也是核算的敏感部位，在單位內(nèi)部比較容易出現(xiàn)失控，其發(fā)生錯(cuò)弊的可能性較其他環(huán)節(jié)明顯居高。根據(jù)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)，可以這樣簡便、靈巧的認(rèn)定：在基礎(chǔ)性控制(指對(duì)企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的一般控制)與應(yīng)用性控制(指對(duì)各業(yè)務(wù)操作過程具體控制)之間以應(yīng)用性控制為主，在會(huì)計(jì)控制(指對(duì)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行及其結(jié)果的控制，包括會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)以及直接涉及到財(cái)務(wù)記錄可靠性的所有方法和程序，具體內(nèi)容包括授權(quán)和批準(zhǔn)制度、職務(wù)分離制度、實(shí)物控制制度和內(nèi)部審計(jì)制度等)與管理控制(指對(duì)除單位的財(cái)會(huì)系統(tǒng)以外的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)的控制，包括供產(chǎn)銷業(yè)務(wù)各個(gè)方面，具體包括統(tǒng)計(jì)分析、質(zhì)量管理、時(shí)間動(dòng)作研究、職工培訓(xùn)、采購和營銷定貨等)之間以會(huì)計(jì)控制為主，在主導(dǎo)性控制(屬第一層次的控制，是對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的直接控制)與補(bǔ)償性控制(屬第二層次控制，是對(duì)主導(dǎo)控制的補(bǔ)充控制，特別是當(dāng)主導(dǎo)控制出現(xiàn)失控或漏洞時(shí)，由補(bǔ)償性控制進(jìn)行彌補(bǔ)和緩釋)之間以主導(dǎo)性控制為主，這些為主的方面對(duì)揭示管理的基本目標(biāo)，防范單位內(nèi)部可能存在的財(cái)務(wù)造假和違法亂紀(jì)具有更為明顯的作用，一旦這些部位失控或出現(xiàn)問題，將會(huì)導(dǎo)致更直接、危害程度更大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營混亂。如果這些環(huán)節(jié)不失，就能保證單位經(jīng)濟(jì)信息的基本正確。具體分解、細(xì)化開來，以下通常作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)，應(yīng)引起內(nèi)部管理人員和外部經(jīng)濟(jì)監(jiān)督、檢查人員的特別關(guān)注：

　　1?組織機(jī)構(gòu)控制

　　指通過組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性和有效性所進(jìn)行的控制，主要包括采用合理的組織方案，采用合理的組織結(jié)構(gòu)，建立組織系統(tǒng)等內(nèi)容。換句話說，就是將控制的功能置入單位的組織機(jī)構(gòu)之中，不使某一部門擁有過分集中的權(quán)力，使權(quán)力適當(dāng)分散，形成互相聯(lián)系、互相制約的格局，防止或減少權(quán)力過于集中沒有制衡而導(dǎo)致錯(cuò)弊發(fā)生的可能性。機(jī)構(gòu)控制和適當(dāng)分權(quán)原則有利于管理控制，但布點(diǎn)過多和過度分散會(huì)造成業(yè)務(wù)效率的下降，有礙經(jīng)濟(jì)效益的提高，因此機(jī)構(gòu)控制應(yīng)把握合理的限度。

　　2?職務(wù)分離控制

　　指對(duì)于組織內(nèi)部的不相容職務(wù)(指某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)職務(wù)，由一人承擔(dān)容易造成差錯(cuò)和舞弊，且發(fā)生了錯(cuò)弊容易掩飾而不易發(fā)現(xiàn)和查處)必須進(jìn)行分工負(fù)責(zé)，不能由一人同時(shí)兼任，因而達(dá)到互相控制的作用。職務(wù)分離控制可在早期的內(nèi)部牽制制度中找到蹤影，它的初衷是不讓某一個(gè)(些)人經(jīng)辦業(yè)務(wù)全程，而通過多人的介入，相互制約，以減少錯(cuò)弊發(fā)生的可能性。常見的職位分離有管錢、管物和管賬分離，出納與對(duì)賬分離，記賬與復(fù)核分離，采購與付款、驗(yàn)收分離，保管與盤點(diǎn)分離，授權(quán)與執(zhí)行分離，收款與發(fā)貨分離等。

　　3?授權(quán)批準(zhǔn)控制

　　指組織內(nèi)部各級(jí)工作人員必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)才能對(duì)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的人員不能接觸和處理有關(guān)業(yè)務(wù)，以使管理者對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)施有效控制。授權(quán)控制分為一般授權(quán)(指對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)進(jìn)行的長期授權(quán)，授權(quán)后即可辦理有關(guān)業(yè)務(wù)，而無須再行報(bào)告，除非所授權(quán)利收回)和特殊授權(quán)(指對(duì)一些重大業(yè)務(wù)所采取的特批授權(quán)，此類授權(quán)僅一次有效，下不為例)。對(duì)各類業(yè)務(wù)采取何種授權(quán)方式，應(yīng)視單位的管理層次、管理幅度以及單位的管理特點(diǎn)和風(fēng)格而定，授權(quán)應(yīng)與被授權(quán)人的責(zé)任有關(guān)，與其業(yè)務(wù)活動(dòng)的范圍有關(guān)。如對(duì)采購人員授予多大的采購權(quán)，對(duì)財(cái)會(huì)人員和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人授予多大的審批報(bào)銷權(quán)，對(duì)生產(chǎn)調(diào)度人員授予多大的生產(chǎn)指揮權(quán)，這都可能與有關(guān)業(yè)務(wù)質(zhì)量相關(guān)，也與其應(yīng)負(fù)的責(zé)任相聯(lián)系。

　　4?人員素質(zhì)控制

　　指采用一定的方法和手段對(duì)員工的思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作技能的控制，保證組織各級(jí)人員具有與其所負(fù)責(zé)的工作相適應(yīng)的素質(zhì)，從而保證業(yè)務(wù)活動(dòng)處理的質(zhì)量。素質(zhì)控制是一項(xiàng)帶有根本性的控制，是單位治本性的控制。實(shí)施人員素質(zhì)控制必須對(duì)人員素質(zhì)有一明晰的標(biāo)準(zhǔn)，并依此來進(jìn)行控制，否則眾人各執(zhí)一說，對(duì)人員要求各異，控制就可能落空。

　　5?信息質(zhì)量控制

　　指采取一定的方法和措施及時(shí)地收集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息，同時(shí)保證會(huì)計(jì)信息和其他經(jīng)濟(jì)信息的真實(shí)、及時(shí)、可靠、明晰和準(zhǔn)確，保證組織內(nèi)部和組織外部使用人的需要。信息控制包括對(duì)信息生產(chǎn)、傳遞、集中、記錄、加工、儲(chǔ)存、報(bào)告、發(fā)送等環(huán)節(jié)的綜合管理和控制，確保信息完整無缺地達(dá)到目的地，而不被截留、再加工和變形。除此之外還包括對(duì)經(jīng)濟(jì)信息應(yīng)有的保密性、便于使用性和易于理解等，而后者較易為人所忽視，經(jīng)常出現(xiàn)失控的真空。

　　6?財(cái)產(chǎn)安全控制

　　指為了保證財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整所采取的各種方法和措施，如盤點(diǎn)制、日清月結(jié)制、財(cái)產(chǎn)清點(diǎn)制、賬卡實(shí)定期核對(duì)等。財(cái)產(chǎn)安全控制雖然強(qiáng)調(diào)了財(cái)產(chǎn)物資的管理和控制，但也涉及了財(cái)產(chǎn)物資與賬簿資料記錄的平衡，并以賬簿資料為依據(jù)作平行核對(duì)。

　　7?業(yè)務(wù)程序控制，也叫標(biāo)準(zhǔn)化控制

　　指對(duì)經(jīng)常重復(fù)發(fā)生的業(yè)務(wù)建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)程序進(jìn)行控制，任何業(yè)務(wù)的辦理不得超越規(guī)定程序，由此通過程序的科學(xué)化保證業(yè)務(wù)內(nèi)容的合法性和合理性。業(yè)務(wù)程序控制的內(nèi)容有憑證傳遞程序的標(biāo)準(zhǔn)化、記賬程序的標(biāo)準(zhǔn)化、供產(chǎn)銷業(yè)務(wù)程序的標(biāo)準(zhǔn)化、重要生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、工藝標(biāo)準(zhǔn)化等。標(biāo)準(zhǔn)化控制使人們只要按照標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作，便可以“自動(dòng)”生成預(yù)期結(jié)果，這樣可以減少非標(biāo)準(zhǔn)化下人為因素對(duì)正常業(yè)務(wù)的影響，且明確業(yè)務(wù)程序和管理責(zé)任，同時(shí)也為業(yè)務(wù)分析和賬簿檢查也提供了明晰的檢查路徑。

　　8?目標(biāo)控制，也稱結(jié)果控制

　　指對(duì)照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行控制，而不對(duì)其執(zhí)行過程進(jìn)行管理，也就是通過對(duì)結(jié)果間接控制，影響其過程。該類控制主要適用于對(duì)過程控制存在困難而不易實(shí)施的情形，如對(duì)相對(duì)獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)的管理，對(duì)外出采購的工作人員的控制，對(duì)工作地點(diǎn)處于流動(dòng)狀態(tài)工作人員等，管理當(dāng)局無法采取直接控制的辦法，管理相對(duì)較為薄弱，而只能采取間接控制，對(duì)其工作進(jìn)行“遙控”或“監(jiān)控”，對(duì)其工作的最終結(jié)果進(jìn)行總結(jié)性評(píng)價(jià)考核。

　　9?執(zhí)行控制，也稱直接控制

　　是結(jié)果控制的對(duì)稱，指對(duì)某些業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)若干互相聯(lián)系、相互制約的環(huán)節(jié)，對(duì)其執(zhí)行過程進(jìn)行直接監(jiān)控。直接控制是對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程的跟蹤控制，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人不僅要對(duì)其結(jié)果負(fù)責(zé)，還要對(duì)其過程和手段負(fù)責(zé)。執(zhí)行控制是一種更為細(xì)密的控制方式，主要用于重要業(yè)務(wù)之中。管理人員通過對(duì)某些重要業(yè)務(wù)過程的剖析，能夠發(fā)現(xiàn)其業(yè)務(wù)結(jié)果的優(yōu)劣好壞，因?yàn)榻Y(jié)果來自于過程，離開了過程結(jié)果便成為不可思議。在業(yè)務(wù)檢查過程中，檢查人員要利用單位已有的執(zhí)行控制程序，對(duì)其業(yè)務(wù)處理過程，特別是重要的業(yè)務(wù)程序進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)程序中存在錯(cuò)誤所導(dǎo)致的核算結(jié)果的差誤。

　　10?憑證控制，也稱手續(xù)控制

　　指完成所有業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人都必須辦理有關(guān)手續(xù)，留下可供查考的憑證，以明確有關(guān)責(zé)任。俗話說口說無憑，如果沒有可供查證的書面證據(jù)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的可追溯性便受到損害，業(yè)務(wù)檢查工作便無從入手，所以憑證控制是單位的基礎(chǔ)控制，是會(huì)計(jì)檢查人員確認(rèn)其賬務(wù)資料可靠程度的重要判別依據(jù)。憑證控制包括憑證的填制、傳遞、審核、歸檔和保管諸環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)運(yùn)作的最初環(huán)節(jié)。

　　11?紀(jì)律控制

　　指對(duì)單位內(nèi)部某些業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員制訂出某些專門紀(jì)律，以警示其什么能為、什么不能為，增強(qiáng)其自律意識(shí)。有關(guān)紀(jì)律不僅應(yīng)存在，而且應(yīng)具有相應(yīng)的剛性，并確實(shí)得以認(rèn)真實(shí)施，經(jīng)常檢查落實(shí)情況，實(shí)施獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。紀(jì)律控制是人員素質(zhì)控制的補(bǔ)償性控制，其運(yùn)用有一定局限性，如黨紀(jì)對(duì)于黨員有效，對(duì)于非黨群眾無效;有關(guān)政紀(jì)對(duì)于正式職工有效而對(duì)臨時(shí)職工無效;且紀(jì)律具有很強(qiáng)的崗位性和時(shí)效性，有時(shí)不同的情形能夠做出不同的解釋。

　　12?內(nèi)部審計(jì)控制

　　指組織內(nèi)部建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效的審計(jì)監(jiān)督，以保證其財(cái)會(huì)資料和反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)、合法和合理。調(diào)查和了解單位內(nèi)部審計(jì)控制，有助于確定是否可以利用內(nèi)部審計(jì)形成的資料，是否可以利用內(nèi)部審計(jì)老師的工作，并了解外部查賬人員藉以利用的工作環(huán)境。

更多內(nèi)容訪問>> 物業(yè)管理師考試頻道     物業(yè)管理師考試論壇

?《物業(yè)管理基本制度與政策》考試大綱和參考教材(補(bǔ)充修改內(nèi)容)的通知
?關(guān)于印發(fā)《暫行規(guī)定》等的通知
?2009年注冊(cè)物業(yè)管理師考試網(wǎng)上遠(yuǎn)程輔導(dǎo)招生簡章！
?老師輔導(dǎo)視頻授課24小時(shí)不限時(shí)限地學(xué)習(xí)！