2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（41）

　　4、承辦、催辦、注辦

　　l 承辦 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關(guān)事項(xiàng)。這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。

　　(1)秘書承辦公文的范圍：

　　• 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來文的承辦：

　　――3種方法：傳達(dá);轉(zhuǎn)發(fā);翻印。

　　• 對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦

　　――收到批件后，立即呈送本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時(shí)限，并將辦理結(jié)果報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　• 對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦

　　――秘書應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達(dá)給有關(guān)單位。批示的辦理落實(shí)情況，要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。做到件件有著落、有回音。

　　• 對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示件的承辦

　　――根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：

　　A、擬文批復(fù)請(qǐng)示單位和部門(轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序);

　　B、電話回復(fù)請(qǐng)示單位和部門(準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄);

　　C、口頭答復(fù)請(qǐng)示單位和部門(在請(qǐng)示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明)。

　　對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤!

　　• 對(duì)其他需要回復(fù)的來文的承辦。

　　――上級(jí)機(jī)關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項(xiàng);

　　――平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等。

　　(2)承辦時(shí)的注意事項(xiàng)：

　　――秘書部門應(yīng)交由業(yè)務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。

　　――承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。

　　――若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　　l 催辦 秘書對(duì)有關(guān)單位和部門公文承辦情況進(jìn)行檢查和督促，使公文及時(shí)得到辦理的活動(dòng)。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。

　　(1)送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的公文，應(yīng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。(《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》)

　　(2)對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦

　　秘書部門應(yīng)重點(diǎn)抓好對(duì)內(nèi)催辦。對(duì)外催辦一般由機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

　　(3)需要進(jìn)行催辦的文件

　　A、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人指定必須催辦的文件;

　　B、有明確的時(shí)限要求、需按期辦復(fù)的文件;

　　C、長(zhǎng)時(shí)間無意見反饋或處理結(jié)果回報(bào)的文件

　　(4)催辦四法：電話催辦;發(fā)函催辦;登門催辦;會(huì)議催辦

　　(5)催辦工作注意事項(xiàng)：

　　A、機(jī)關(guān)應(yīng)建立必要的定期催辦制度，明確工作職責(zé)，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。

　　B、秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。

　　C、加強(qiáng)情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。

　　D、及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)催辦情況

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