2013年秘書資格考試秘書學復習（40）

　　l 閱文，閱文是秘書辦文的一個先決條件。

　　(1)閱文的基本要求：“四看清”――性質(zhì)與大體內(nèi)容;制發(fā)與主送機關;緩急與時限;秘密等級與保密時限。

　　(2)閱文“三法”：

　　a.泛讀法;

　　b.跳讀法;

　　c.精讀法。

　　2、篩選、傳閱

　　l 篩選的基本要求

　　必閱件――領導者必須看到的文件，是秘書必須呈送的文件。

　　批辦件――需要領導者審閱和批示的文件。

　　參閱件――僅供領導者參考的文件和材料。常由秘 書提煉、綜合，加寫“內(nèi)容提要”。

　　l 傳閱

　　(1)傳閱文件種類：需領導者閱批、批辦、閱知的文件。

　　(2)傳閱方式：直接送傳;專人送傳;集中傳閱。

　　(3)傳閱注意事項：掌握傳閱范圍，不得隨意擴大和縮小;遵循傳閱方位，以秘書部門為傳閱的運轉(zhuǎn)軸心，采用“輪輻式”方式，嚴禁“橫傳”;掌握傳閱情況，防止文件失控。

　　(4)傳閱時應使用規(guī)范的傳閱單。

　　3、擬辦、批辦

　　“需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理?！?《國家行政機關公文處理辦法》)

　　l 擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系

　　――擬辦，是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領導批辦時參考。對于秘書來說，“擬辦”是在辦文工作中體現(xiàn)“輔助管理”職能的重要環(huán)節(jié)。

　　――批辦，是指機關負責人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動，一般由機關領導人負責;有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳(室)主任負責。秘書的工作是輔助領導搞好批辦環(huán)節(jié)。

　　l 擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式

　　閱知件――不需辦理;內(nèi)容重要;領導閱知，交有關部門辦理即可

　　閱示件――領導閱批后傳達辦理;部分領導研究處理;領導集體研究

　　閱辦件――提出辦理意見;轉(zhuǎn)部門辦理;事情重要待匯報

　　建議件――下級報告未要求批轉(zhuǎn)但似應批轉(zhuǎn);下級報告要求批轉(zhuǎn)但似不必批轉(zhuǎn)

　　l 批辦意見的內(nèi)容：

　　該文由何單位(部門)、何人負責辦理;

　　如何辦理、辦到何程度;

　　對下級請示予以答復的原則性意見;

　　重要文件和急件的辦理時限;

　　需兩個以上單位(部門)或人員辦理時，應批明主辦單位或主辦人。

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