2013年五級秘書資格復習資料第一章（1）

　　第一章會議管理

　　本章分會前籌備、會中服務(wù)以及會后落實3部分，闡述了五級秘書在會務(wù)管理中應(yīng)學會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預(yù)訂會議室、確認參會人員的基本知識;會中服務(wù)要求秘書了解接站、會議引導、簽到工作;會后落實主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構(gòu)成會務(wù)管理的初步知識架構(gòu)。

　　第一節(jié) 會前籌備

　　學習重點

　　通過對本節(jié)內(nèi)容的學習，了解會前籌備的相關(guān)知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關(guān)連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務(wù)服務(wù)打好基礎(chǔ)。

　　一、發(fā)送會議通知

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議的構(gòu)成要素

　　(1)會議基本要素

　　(2)會議選擇要素

　　2.會議的主要種類

　　3.公司常見會議的種類與作用

　　(1)經(jīng)理例會

　　(2)部門員工例會

　　(3)股東會

　　(4)董事會

　　(5)公司年會

　　(6)客戶咨詢會

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會

　　(8)業(yè)務(wù)洽談會

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

　　4.會議通知的內(nèi)容

　　會議通知是以召開某次會議的有關(guān)事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡(luò)信息、報到事宜及有關(guān)要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。

　　除此之外，還應(yīng)包括：

　　(1)會議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(3)有關(guān)票證。會議通知中可將會中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。

　　(三)工作程序

　　1.發(fā)送會議通知的方法

　　在各項會議準備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。

　　一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時授權(quán)代理，以保證通過決議時達到所需的法定人數(shù)。

　　2.發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準備好相關(guān)附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預(yù)備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復的會議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應(yīng)抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。

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